[Sách hay] 100 điều về con người mà những người làm thuyết trình nên biết

Vô tình đọc được cuốn sách này trên mạng Torrent, tựa gốc là “100 Things Every Presenter Needs To Know About People”, và thấy hay nên chia sẻ lại cho những bạn bè quan tâm.

Cuốn sách này thật ra cũng chỉ mới đọc, nhưng trong đó có khá nhiều tip hay và “hàng hiếm”. Khá nhiều tip trong đó đã được mình từng trình bày trong buổi training về kỹ năng thuyết trình ở tại DiCentral. Tất nhiên chỉ rất ít.

Nay chia sẻ lại cho mọi người, đặc biệt là những ai thường phải làm thuyết trình ví dụ như những bạn sắp phải báo cáo luận văn chẳng hạn 😉

Sách có thể mua tại http://www.amazon.com/Things-Every-Presenter-Needs-People/dp/0321821246

hoặc có thể download tại: [showhide more_text=”Xem link download” less_text=”Ẩn link download”]

http://go.nguyenhoangminh.info/100-things-for-presenter

[/showhide]

Chúc mọi người đọc sách vui vẻ nhé

Trình bày Resume bắt mắt nhà tuyển dụng

Có bao giờ bạn tự nghĩ làm sao để nhà tuyển dụng chú ý tới CV/Resume của bạn trong 1 mớ hàng trăm hồ sơ gởi về cho vài vị trí hay chưa?

Có bao giờ bạn tự nghĩ là mỗi nhà tuyển dụng sẽ có bao nhiêu thời gian để đọc qua hồ sơ của bạn trước khi họ quyết định đọc lại hồ sơ và để qua chồng hồ sơ riêng và gọi cho bạn đi phỏng vấn?

Quá trình lọc hồ sơ xin việc là một quy trình mà gần như công ty nào cũng có khi có quá nhiều hồ sơ cho 1 vài vị trí, quá trình này gọi là “CV Screening”, dịch nôm na gọi là “Lọc hồ sơ ứng viên”.

Cách đây vài năm, khi tôi còn phụ trách công việc tuyển dụng 4 vị trí cho một công ty nước ngoài, mà thật ra là tuyển luôn người cho tôi, chỉ vừa đăng lên VietnamWorks, thì tôi nhận được khoảng 300 hồ sơ gởi về để ứng tuyển vị trí đó.

Tôi nghĩ trong đầu,  Ôi trời ơi, tại sao lại có quá nhiều hồ sơ như vậy cho chỉ 4 vị trí?? Và tôi bắt đầu làm luôn công việc “CV Screening”. Với số lượng CV như vậy, tôi có thể lọc ngay ra được 1 nửa CV được xem là “không đạt chất lượng”, và chỉ mất khoảng 6-10 giây để tôi có thể quyết định là CV đó có được vào vòng tiếp theo hay không. Tất nhiên, có thể trong những CV đó, có thể có những CV mà chất lượng rất tốt, nhưng cách viết CV không làm tôi nhận ra điều đó, nên đã bị lỡ.

Tất nhiên, đa số những bạn gởi hồ sơ đi và ngóng chờ phản hồi của nhà tuyển dụng trong vô vọng thường không biết lý do vì sao người ta không gọi cho mình, tuy nhiên, một nghiên cứu gần đây đã cho thấy một chút về quyết định của nhà nhà tuyển dụng trong việc lựa chọn Resume để đi tiếp với mình. Theo nghiên cứu của hãng TheLadders, thì mỗi nhà tuyển dụng thường có khoảng “6 giây để họ quyết định ứng viên có phù hợp với vị trí đang tuyển hay không?

Vâng,

6 giây là khoảng thời gian trung bình mà nhà tuyển dụng đọc CV của bạn và đưa ra quyết định ban đầu bạn có phù hợp với vị trí đang tuyển hay không

Nghiên cứu của TheLadders sử dụng một kỹ thuật gọi là “eye tracking” với 30 nhà tuyển dụng chuyên nghiệp và theo dõi sự di chuyển của đôi mắt họ trong khoảng thời gian 10 tuần để ghi nhận và phân tích xem họ có thể tập trung bao lâu khi tìm và phân tích hoặc hoàn tất công việc lọc hồ sơ của họ.

Nghiên cứu chỉ ra rằng, trong thời gian ngắn ngủi đọc hồ sơ tuyển dụng của bạn, thì 80% thời gian của nhà tuyển dụng nhìn trên hồ sơ của bạn là nhìn vào những thông tin sau:

  • Họ và tên,
  • Công ty hiện tại và chức danh hiện tại,
  • Thời điểm bắt đầu và kết thúc của công việc hiện tại,
  • Công ty trước đó và chức danh tại công ty đó,
  • Thời điểm bắt đầu và kết thúc công ty trước đó,
  • Trình độ học vấn.

Dưới đây là 2 hồ sơ trong nghiên cứu, bao gồm một bản đồ đo tần suất nơi mắt đọc vào. Màu càng đỏ đậm thì tỷ lệ mắt đọc vào đó càng cao (tương tự bản đồ độ cao trong bản đồ địa lý). Và với hồ sơ bên tay phải, nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng đọc được các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng hơn hồ sơ bên tay trái vì nó khá rõ ràng và có định dạng khá đồng nhất.

Self-written resumé
Nhà tuyển dụng đánh giá về hồ sơ xin việc có tính chất “Dễ nhìn dễ đọc”. Trong thang điểm Likert từ 1 đến 7, hồ sơ tự viết phía tay trái được đánh giá ở điểm 3.9 so với điểm 6.2 cho hồ sơ phía bên tay phải đã được viết lại một cách chuyên nghiệp, điểm đã tăng tới 60% . (Click vào hình để xem hình lớn)

Ngoài 6 thông tin quan trọng ở trên, nhà tuyển dụng thường đọc lướt nhanh vài từ khóa liên quan tới vị trí đang tuyển dụng bằng một cách cố ý hay vô tình theo một phương pháp gọi là “pattern matching”, nghĩa là tìm kiếm nhanh những từ khóa liên quan tới công việc theo một mẫu câu hoặc mẫu cụm từ định sẵn nào đó trong đầu.

Do các thông tin trên chiếm phần lớn tỷ lệ ra quyết định của nhà tuyển dụng, vì vậy những thông tin chi tiết khác trong hồ sơ ví dụ như sở thích cá nhân, mô tả các công việc, dự án… gần như bị bỏ qua hoặc đọc rất lướt và có ảnh hưởng rất ít lên quyết định.

Vì vậy, để hồ sơ của bạn có thể lọt vào mắt của nhà tuyển dụng trong vòng 6 giây, bạn cần viết làm sao để nhà tuyển dụng dễ dàng thấy 6 thông tin quan trọng trên kia trước tiên một cách rõ ràng và dễ đọc nhất theo cấu trúc nào đó, và lưu ý đừng sử dụng các hình ảnh hoặc những hiệu ứng làm phân tán sự chú ý của nhà tuyển dụng vì những hiệu ứng hoặc hình ảnh đó sẽ làm giảm khả năng phân tích của nhà tuyển dụng xuống, đồng thời ảnh hưởng xấu tới quyết định của họ, dẫn đến họ sẽ không kịp đọc và ghi nhớ các thông tin quan trọng liên quan tới vị trí ứng tuyển ví dụ kỹ năng và kinh nghiệm.

Hình ảnh trong hồ sơ liệu có giúp ích?

Nghiên cứu cũng cho thấy rằng nhà tuyển dụng sử dụng các hồ sơ theo format của TheLadder so với hồ sơ của LinkedIn thì họ dễ dàng đọc thông tin và nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng hơn. Họ có thể đọc được các thông tin chính nhanh hơn và được đánh giá là dễ đọc hơn LinkedIn 55%. Đồng thời, bản đồ đo tần suất đọc của mắt trên LinkedIn cho thấy rằng nhà tuyển dụng sử dụng khoảng 19% thời gian xem hình hồ sơ và vì vậy, mất đi nhiều thời gian để tham khảo những thông tin khác.
Recruiters’ eyes, while reviewing LinkedIn profiles (above) fixated on strong visual  elements, spending  19% of their time looking at profile pictures .
Mắt của nhà tuyển dụng thường bị phân tán bởi các yếu tố hình ảnh, hình của hồ sơ chiếm 19% thời gian đọc hồ sơ của nhà tuyển dụng, giảm thời gian đọc các thông tin khác (Click để xem rõ hình)
In contrast,  recruiters viewing TheLadders candidate profiles (below) reviewed more key  information in less time, a 55% improvement in readability over LinkedIn.
Hồ sơ theo Format của TheLadder cho thấy nhà tuyển dụng đọc nhiều hơn trên các thông tin quan trọng, và khả năng đọc rõ tăng lên 55% so với LinkedIn

Kết luận hay lời chỉ dẫn

Khi viết hồ sơ xin việc hoặc trình bày hồ sơ, tất nhiên, trừ những ngành rất đặc trưng ví dụ như thiết kế, âm nhạc, hội họa, biểu diễn nghệ thuật…, thì việc lựa chọn việc viết thông tin như thế nào là cực kỳ quan trọng để nhà tuyển dụng có thể đọc nhanh thông tin và ra quyết định ngay lập tức.
6 thông tin bắt buộc phải bắt mắt nhà tuyển dụng trong hồ sơ:
  1. Họ và tên,
  2. Công ty hiện tại và chức danh hiện tại,
  3. Thời điểm bắt đầu và kết thúc của công việc hiện tại,
  4. Công ty trước đó và chức danh tại công ty đó,
  5. Thời điểm bắt đầu và kết thúc công ty trước đó,
  6. Trình độ học vấn.
Có rất nhiều cách để bắt mắt nhà tuyển dụng, ngoại trừ bạn có đầy đủ kiến thức để sử dụng những yếu tố thị giác để định hướng mắt của người đọc, thì tốt nhất là nên trình bày rõ ràng, ngắn gọn 6 thông tin này trên 1 trang hoặc 2 trang giấy A4, sau đó những trang sau hãy dùng để mô tả về các công việc của bạn trong quá khứ và những kỹ năng mềm liên quan tới vị trí đang ứng tuyển.
Nếu bạn có hứng thú vào sử dụng yếu tố hình ảnh để buộc người đọc phải thay đổi ánh mắt theo ý của bạn thì chờ đợi một bài trong tương lai gần về chủ đề này. Tuy nhiên, đây cũng là con dao 2 lưỡi, nếu như mà sử dụng chưa tới sẽ dẫn đến phản tác dụng như những phân tích ở trên đây
Nguồn từ  Business Insider đã được biên tập lại và đưa thêm vào kinh nghiệm cá nhân
./.

Khóa học: Kỹ năng thuyết trình – Phần 1: Tự tin thuyết trình

Khóa học Kỹ năng thuyết trình – Phần 1: tự tin thuyết trình bao là khóa học được thiết kế riêng dành cho những bạn còn ít kinh nghiệm trong việc đứng trước đám đông để thuyết trình cũng như các bạn cần chuyên sâu về việc khai thác các giá trị bản thân để có thể tự tin làm thuyết trình tốt trong công ty, trước khách hàng hoặc trước hội nghị.

Khóa học này bao gồm:

  1. Tâm lý học người tham gia buổi thuyết trình
  2. Tâm lý học người thực hiện thuyết trình
  3. Xác định những yếu tố cơ bản thành công của một bài thuyết trình
  4. Chuẩn bị tâm lý trước khi thuyết trình và các bài luyện tập để tạo sự tự tin
  5. Các thủ thuật để tạo sự tự tin và lôi cuốn khi thuyết trình
  6. Nghệ thuật lôi kéo người nghe cùng thảo luận
  7. Nghệ thuật thực hiện phần hỏi đáp

Tất cả các phần đều bao gồm các phần bài tập tại chỗ hoặc các trò chơi để giúp người nghe nhớ lâu hơn. Thời gian kéo dài dự kiến 2h30- 3h.

Khóa học trên sẽ đào sâu vào các khía cạnh của bản thân người thuyết trình và cả khán giả để có thể phát huy được thế mạnh của người làm thuyết trình, khiến việc sợ hãi hoặc không tự tin trước đám đông sẽ không còn nữa.

Khóa học đã/sẽ thực hiện tại:

  • Ngày 21/10/2011: Công ty TNHH DiCentral Việt Nam, Tân Bình, HCM, số lượng nhân viên tham gia: 80 người, thời lượng: 2h
  • Ngày 19/11/2011: Đại học Ngân Hàng Hồ Chí Minh, Thu Đức, HCM, số lượng dự kiến: 50 sinh viên.

Thực hiện đào tạo miễn phí cho Sinh viên các trường Đại học với số lượng người từ 50-100 người,

Xin liên hệ minh@nguyenhoangminh.info để được tư vấn thêm về khóa học hoặc thiết kế các khóa học phù hợp.

./.

Hãy bắt đầu trò chuyện, ngay cả khi chẳng có gì để nói

Hãy bắt đầu nói chuyện, ngay cả khi bạn chẳng có gì để nói - Small talks

Khi tôi coi đoạn video clip quay phần thi hùng biện của bạn Đinh Đức Tâm, ĐH Ngoại Thương HCM về Vì sao phải nói nhiều?, tôi rất tâm đắc với video clip này vì tính sáng tạo, thông minh và một lý do nữa đó là nó rất hợp với những gì tôi đang học: Communication. Giao tiếp là thao tác mà bắt buộc ai cũng phải có, kể cả động vật hay bất kỳ vạn vật nào trong vũ trụ. Tuy nhiên, đối với con người, thì giao tiếp không chỉ là một yếu tố bắt buộc mà nó còn là một kỹ năng và cả một nghệ thuật. Và để bắt đầu bước vào nghệ thuật giao tiếp, mỗi người đều phải trải qua một kỹ năng là kỹ năng bắt đầu trò chuyện, hay còn gọi là kỹ năng small talks. Small talks với tôi quan trọng trong giao tiếp đến mức tôi coi nó là khởi đầu của mọi khởi đầu.

Mặc dù vậy, rất nhiều người mặc dù trò chuyện hàng ngày nhưng lúc nào cũng cảm thấy khó khăn trong việc bắt đầu trò chuyện. Rất nhiều người mà không có kỹ năng này thường ngại nói chuyện với người lạ hoặc người ít quen biết và biết ít về người ta mà họ không nhận ra mâu thuẫn rằng nếu họ không nói chuyện thì làm sao họ có thể quen với người ta và biết rõ về người ta để có thể tự tin giao tiếp.

Khi tôi hỏi 5 người bạn của tôi lý do vì sao họ không muốn nói chuyện với người lạ trong những buổi họp mặt, những buổi tiệc hoặc hội thảo, tôi nhận được những câu trả lời:

  • – Bạn tôi đang là sinh viên ĐH: vì có quen người ta đâu mà biết nói gì?
  • – Một bạn cùng ngành trong lãnh vực IT: nói gì bây giờ? Có quen biết gì đâu mà nói. Với lại, tôi là dân kỹ thuật mà, nói làm gì, để tụi sale nó nói.
  • – Một người bạn nữ: tự nhiên đi bắt chuyện với người ta mắc cỡ lắm
  • – Cháu gái của tôi: dạ, im lặng là vàng chú ơi, mà cũng không biết nên bắt đầu như thế nào?
  • – Một người bạn làm bên hóa học: mình không có đủ tự tin để nói với lại cũng thấy sợ sợ. Với lại mình không có duyên nói chuyện, từ nhỏ là vậy rồi

Và ngoài những người này, tôi còn tìm hiểu những lý do khác, nhưng tựu chung chỉ là một vấn đề: “Bạn không biết nói gì

Có thể bạn bị ảnh hưởng từ nhỏ từ nền văn hóa và cả giáo dục khiến cả người Á Châu chúng ta thường giao tiếp không tốt, ví dụ như vấn đề trò chuyện với người lạ. Đơn cử là ngay từ nhỏ, chúng ta đã được học câu tục ngữ: “Im lặng là vàng” (và tất nhiên vàng đang lên giá :D), ngoài ra, bố mẹ ta thường bảo nhắc nhở là không được làm nói chuyện với người lạ, nếu không con sẽ bị dụ hoặc bị bắt cóc đi, blah blah blah…

Hãy quên đi, vì đó là tuổi thơ, và cũng hãy quên đi câu “Im lặng là vàng” vì lời nói giờ mới là vàng. Hãy xem một đoạn video clip mà tôi tình cờ được xem trên Facebook của người bạn:

[youtube]Hzgzim5m7oU[/youtube]

Ở Clip trên, bạn sẽ thấy rằng từng lời từng chữ đều là vàng! Tất nhiên, không phải bạn nói ra là bạn bị mất mà chính bạn đang là người nhận lại.

Một điều nữa, nếu bạn tin rằng việc “duyên” nói chuyện là do bẩm sinh và không thể học hỏi được thì bạn thật sự là một kẻ ngốc! Mọi người đều có khả năng nói chuyện, ngay cả con vẹt cũng biết cách chào hỏi khách và nói chuyện với khách, sao bạn lại không?

Hãy bắt chuyện với người lạ, trong bất kỳ hoàn cảnh nào thích hợp

Hãy nhớ là, nếu bạn không bắt đầu nói chuyện với một ai, người ta sẽ mãi là người lạ. Ngay từ khi vừa mới sinh ra, bố mẹ bạn đã dạy cho bạn cách bắt chuyện bằng những tiếng gọi papa, mama. Lúc đó bạn đâu có biết mẹ bạn là ai, ba bạn là ai, nhưng bạn vẫn có thể cười và nói chuyện với họ. Sao giờ lại không?

Ông bà ta có câu “trước lạ sau quen” là để ám chỉ việc bắt đầu câu chuyện sẽ khiến người lạ trở thành người quen, thậm chí, sau đó họ có thể là người yêu, vợ, chồng, bạn thân, đối tác, người đỡ đầu hay khách hàng lớn của bạn. Nên nếu bạn bỏ qua một cơ hội nói chuyện với người lạ, bạn đã mất đi một cơ hội có thêm 1 người bạn tốt hoặc 1 khách hàng tiềm năng.

Ngay từ đầu bài Blog này, tôi đã nói bạn hãy quên câu “Im lặng là vàng” đi vì trong xã hội hiện đại và trong môi trường giao tiếp càng dày đặc thì “im lặng là bất lịch sự”. Cách đây vài hôm, tôi và 2 người bạn có 1 bữa hẹn đi ăn tối, và 2 người này thì không biết nhau, tuy nhiên tôi muốn giới thiệu vài người với nhau để sau này họ có thể hợp tác công việc với nhau. Chúng tôi hẹn gặp nhau ở chỗ ăn, gọi món, và 1 trong mấy người kia gần như là im lặng suốt từ đầu buổi đến cuối buổi. Sau đó khi ra về, một trong người bạn còn lại của tôi mới nói với tôi rằng bạn mày hình như nó khó chịu với tao, thấy nó lơ từ đầu buổi đến cuối buổi. Và bạn sẽ gặp trường hợp tương tự nếu bạn gặp 1 người vài lần (như trong tiệc tùng, họp hành, hội thảo…) nhưng lại vẫn giữ im lặng với người ta.

Câu hỏi mà bạn sẽ đặt ra là: với người lạ, thì chúng ta có gì để nói? Đó cũng chính là câu hỏi của những người bạn tôi khi tôi nói về vấn đề này.

Có vô vàn cách để bắt đầu một câu chuyện. Và cách cơ bản nhất để bắt đầu một câu chuyện đó là việc tự giới thiệu bản thân mình, và tất nhiên, “người lạ” kia cũng sẽ đủ lịch sự để giới thiệu về chính họ với những thông tin cơ bản như tên và một nụ cười chẳng hạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đi tham gia một bữa tiệc 1 mình và bạn không quen biết ai. Hãy tiếp cận những ai cũng đơn độc như bạn để bắt đầu nói chuyện.

Tất nhiên, việc giới thiệu về bản thân là một cách khởi đầu câu chuyện tốt, tuy nhiên, hỏi xong bạn sẽ tiếp tục những gì? Bạn có thể khai thác tiếp câu chuyện từ thông tin bạn có được từ đoạn giới thiệu ví dụ như quê quán hoặc nghề nghiệp. Chẳng hạn, đây là một đoạn nói chuyện của tôi với một hành khách trong một chuyến xe đi Đà Lạt

– Không biết khi nào xe tới Đà Lạt chị nhỉ?

– Khoảng 5h sáng đó e.

– Oh, chị là người Đà Lạt à?

– Không em, chị chỉ lên Đà Lạt có việc thôi?

– Ah, vậy chắc chị hay đi Đà Lạt lắm nhỉ. Tại thấy chị biết giờ giấc xe tới nè.

– Chị cũng hay đi, công việc chị lên Đà Lạt thường xuyên mà.

– Công việc của chị có vẻ thú vị nhỉ, được lên Đà Lạt coi như nghỉ mát.

– Ừ, mà đi nhiều cũng mệt lắm em ơi, cũng may chị quen. Còn em, đi du lịch hả?

– Dạ vâng. Mà em không biết đi chỗ nào trên đó nè. Chị có chỗ nào hay hay giới thiệu em đi.

– (sau đó chị kể rất nhiều điểm đi chơi, ăn uống ở Đà Lạt)

– Em cám ơn chị nhiều lắm. Mấy thông tin này chắc chỉ có ai thổ địa mới biết (cười). À mà nãy giờ nói chuyện em chưa biết tên của chị? Em tên Minh.

– Chị tên Diễm. Mà khi nào em về lại SG?

– Dạ em đi cuối tuần em về thôi chị. Còn chị Diễm khi nào quay lại Sài Gòn?

– Chị đi mốt chị về thôi em. Tại việc dưới cũng còn nhiều.

– Dạ, khi nào về thì chị em mình đi cafe tám chuyện nhé. Chị có số điện thoại không?

– Uh, được đó, số đt của chị…. Em lên ĐL, nếu cần gì cứ gọi chị, chị chỉ cho nhé.

Nếu bạn để ý, thì xung quanh bạn có rất nhiều để tài hoàn toàn MIỄN PHÍ để có thể khởi động hoặc tiếp nối câu chuyện, cái quan trọng là bạn cần phải tìm kiếm đề tài chung của bạn với “người lạ” để có thể kéo dài cuộc nói chuyện. Như ở ví dụ trên, tôi đã bắt đầu cuộc nói chuyện bằng chính đề tài là chuyến xe mà 2 người đang đi, sau đó là đề tài là Đà Lạt, nơi 2 người sẽ tới và quan tâm tới, và sau đó là những địa danh, những trick và tip mà cả 2 đều quan tâm.

Hãy bắt đầu nói chuyện, ngay cả khi bạn chẳng có gì để nói - Small talks
Hãy bắt đầu nói chuyện, ngay cả khi bạn chẳng có gì để nói - Small talks

Trong quá trình nói chuyện với người lạ, xung quanh bạn không chỉ có 2 người, mà còn có rất nhiều thứ khác để có thể trở thành đề tài, ví dụ như một bài nhạc đang phát trong quán, hoặc món ăn đang ăn chung, một sự kiện đang diễn ra, chủ đề về công việc, một chủ đề xã hội đang xảy ra.

Có rất nhiều bạn cũng đã cố gắng trò chuyện với người lạ, tuy nhiên lại chỉ sau vài câu thì 2 người…trò chuyện qua ánh mắt và sự im lặng đáng sợ. Thông thường, câu chuyện trở nên bế tắc vì những câu trò chuyện chỉ mang 1 hướng ví dụ như 1 câu nói về 1 sự việc nào đó, hoặc 1 đối tượng mà người ta không quan tâm. Vì vậy, hãy đặt những câu hỏi để người kia biết bạn đang lắng nghe. Và những câu hỏi kiểu Yes/No cũng sẽ giết chết cuộc nói chuyện của bạn. Hãy sử dụng những câu hỏi mở để khơi dậy vấn đề.

Một số câu hỏi mở thường được sử dụng như:

– What: anh chị làm gì, cái đó là cái gì, nó như thế nào, câu chuyện như thế nào, đầu đuôi ra sao…

– How: làm sao anh làm được vậy? Theo anh chị nên làm như thế nào? Vì sao a chị làm vậy….

– Why: tại sao a chị làm vậy? Tại sao vậy?…

Bạn sẽ cảm thấ như thế nào nếu người mới nói chuyện đã có thể nhớ đúng tên cho lần gặp gỡ sau? Bạn sẽ thấy rất vui và cảm thấy có chút cảm tình với người đó! Tôi chắc vậy, tất nhiên trừ khi người đó gây ra bạn ấn tượng xấu thôi. Điều đó là một vấn đề tâm lý dễ hiểu, bạn cảm thấy người ta tôn trọng bạn.

Vậy để làm sao bạn nhớ tên người ta chỉ sau 1 cuộc nói chuyện? Hãy sử dụng tên của người ta trong quá trình nói chuyện, bằng cách này, bạn lặp lại tên người ta nhiều lần và bạn sẽ nhớ tên người ta.

Khai thác câu chuyện và sử dụng yếu tố phi ngôn ngữ

Trong giao tiếp, ngôn ngữ chỉ đóng góp một tỷ lệ % nhỏ trong thành công của một cuộc nói chuyện, phần còn lại đóng góp vào sự thành công của buổi nói chuyện lại là yếu tố phi ngôn ngữ bao gồm:

– Giọng nói: dễ nghe, rõ ràng đủ lớn để nghe và có âm điệu

– Cử chỉ (body language)

– Ánh mắt

– Nụ cười

Hãy xem một đoạn video clip cũng là một phần thi hùng biện của bạn Đinh Đức Tâm, Vì sao phải cười?:

[youtube]mCDxZbsxzxU[/youtube]

Nghe, nghe và nghe tích cực

Trong những lần đầu, bạn có thể chưa tốt trong việc khởi đầu câu chuyện, và bạn sẽ ngồi nghe. Ai cũng nghĩ rằng nghe thì…dễ hơn nói. Nhưng thực tế không phải vậy. Đâu phải ngẫu nhiên mà Prudential có câu slogan cho chính thương hiệu của mình “Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu”. Nghe là cả một nghệ thuật (và tất nhiên, người nghe là một nghệ sĩ :D).

Nghe không đơn giản là bạn ngồi yên, ngóng lỗ tai lên và nghe những gì người ta nói. Vào một thời điểm, bạn phải tiếp thu rất nhiều thông tin từ nhiều nguồn thông tin khác nhau và nghệ thuật trong lắng nghe là chọn lọc và xử lý thông tin đó như thế nào. Chưa kể bạn thường xuyên bị chi phối bởi những yếu tố xung quanh ví dụ như tiếng nhạc, tiếng xe cộ ồn ào, tiếng điện thoại, tiếng chơi game, tiếng gõ lóc cóc từ bàn phím….

Để trở thành một người nghe thực sự, bạn cần kết hợp tư thế nghe, ánh mắt và việc đặt câu hỏi với người nói. Trong quá trình nghe, bạn cần có những tư thế hay cử chỉ thích hợp với tình huống, ví dụ: bạn vươn người tới trước để thể hiện bạn đang chăm chú lắng nghe, thả lỏng cơ thể và mặt hướng về người nói, gật đầu và mỉm cười nếu bạn thấy phù hợp. Hạn chế những hành động có thể khiến người nói cảm thấy không được tôn trọng như lấy điện thoại ra nhắn tin liên tục, thường xuyên nhìn vào đồng hồ, rung chân, nhìn a chỗ khác hoặc mân mê đồ trang sức. Ngoài ra lắng nghe không chỉ đơn thuần là ngồi nghe mà còn là đánh giá những gì mình đang nghe được và phản hồi cho người nghe.

Nếu bạn thực sự biết cách lắng nghe, nhiều người sẽ khen bạn là người nói chuyện có duyên mặc dù nhiều khi trong cả buổi nói chuyện, bằng chẳng hề nói ra cái gì cả. Ở đây, vấn đề là biết cách khơi gợi người nói để người ta nói những thông tin, hoàn toàn miễn phí và chi tiết 😉

Một số điểm cần tránh trong những buổi nói chuyện với người lạ

Ngoài các vấn đề được nhắc tới ở trên, bạn cũng cần tránh một số điểm có thể khiến người nghe khó chịu hoặc là có ấn tượng xấu với bạn.

Hạn chế hoặc tránh hỏi quá sâu vào đời sống cá nhân của người được hỏi hoặc nói quá sâu vào cuộc sống cá nhân của chính mình, nên nhớ, bạn với người kia chỉ mới nói chuyện, vì vậy hãy nói về những vấn đề chung, quan điểm…. Đừng để trở thành nhân viên điều tra hoặc thám tử trong mắt người ta

Đừng cố gắng khoác lác hoặc thể hiện mình biết mọi thứ hoặc nổ chỉ để gây ấn tượng với người ta. Đừng nghĩ là người lạ là sẽ không biết gì hoặc sẽ không phát hiện bạn đang nổ “banh xác”. Bạn hãy thử cảm giác nếu gặp phải một người bạn mới gặp mà nổ banh xác xem thế nào? Người ta cũng sẽ có cảm giác như vậy và không muốn nghe bạn thêm tí nào đâu 😀

Nói leo hoặc nói cắt ngang hoặc nói không cho ai nói là những điểm bạn  cũng cần phải tránh và là điều cấm kỵ trong bất kỳ cuộc nói chuyện nào, trừ phi bạn có chủ đích và không cần quan tâm tới cảm giác người nghe.

Một điểm nữa cần phải hạn chế và cần sự luyện tập của bạn đó là việc nói chuyện không hợp tác. Người ta hỏi bạn làm/học gì? Bạn trả lời công việc của bạn và sau đó chấm hết. Người ta hỏi bạn một số câu hỏi, và bạn cũng chỉ trả lời. Cuối cùng cuộc nói chuyện sẽ đi đến bế tắc vì cuộc đối thoại trở nên 1 chiều. Ít nhất, bạn cũng nên hỏi lại người hỏi những câu hỏi tương tự.

Dưới đây là 1 đoạn video clip thể hiện rõ những gì đã nói ở đây, đừng trở thành như người ở giữa nhé 😉

[youtube]rn4IVXFcVek[/youtube]

Kết thúc cuộc trò chuyện

Kết thúc cuộc trò chuyện không phải là chấm hết, nếu thật sự bạn muốn vậy. Khi tạm kết thúc câu chuyện, hãy kết thúc một cách lịch sự và mở ra cuộc nói chuyện lần sau nếu bạn cảm thấy cần mở rộng mối quan hệ của mình. Một số cách bạn có thể kết thúc câu chuyện:

– Bạn xin lỗi đã tới giờ bạn phải đi hoặc bạn đang bận một công việc nào đó

– Bạn ngưng cuộc nói chuyện vì bạn và người kia cần nghỉ ngơi (ví dụ đi trên xe, tàu, máy bay…)

… (bạn có thể kể thêm)

Và bạn có thể mở ra cuộc nói chuyện cho lần sau bằng cách xin số điện thoại, đề nghị một cuộc hẹn lần sau như một lời cảm ơn người kia đã cho bạn những thông tin hữu ích. Bạn cũng có thể xin địa chỉ email, nick chat và đặc biệt là blog cá nhân hoặc Facebook là những phương tiện bạn có thể giữ mối quan hệ cực kỳ tốt.

Và để kết thúc bài này, mời các bạn xem một đoạn video clip này khá hay về small talks hoặc mua cuốn sách viết khá hay và chi tiết:

[youtube]KGITVZkKE7A[/youtube]

Thêm 1 video clip vì sao phải nói nhiều 😀

[youtube]wsZCbTStyXo[/youtube]

Bạn có phải là người lắng nghe tốt?

Rất mong sự chia sẻ của bất kỳ ai đọc bài này. Nếu bạn muốn 1 bản copy dạng pdf của cuốn sách Minh giới thiệu trên thì để lại comment ở đây với địa chỉ email, Minh sẽ gởi cho mọi người.

(Vì cuốn sách nó có bản quyền, nên upload lên website và public ra thì cũng ko tiện, nên cứ comment ở bên dưới Minh sẽ gởi qua email )

The Fine Art of Small Talk: How To Start a Conversation, Keep It Going, Build Networking Skills and Leave a Positive Impression
The Fine Art of Small Talk: How To Start a Conversation, Keep It Going, Build Networking Skills and Leave a Positive Impression

Điểm yếu bản thân: chấp nhận hoặc biến thành điểm mạnh

Con người ai cũng có những điểm yếu và điểm mạnh

Một trong những công việc mà nhiều người sắp đi làm hoặc đã đi làm thường hay làm là đánh giá lại bản thân của mình và nhận xét xem điểm yếu của mình là gì. Và sau đó là…để biết vậy thôi. Trong những lần tôi thực hiện cuộc phỏng vấn với các ứng viên khi nộp đơn vào cho 1 vị trí nào đó trong công ty, thì hơn 2/3 số bạn được hỏi điểm yếu của bạn là gì thì không biết điểm yếu của mình là gì hoặc chỉ là không giao tiếp tốt trong ngôn ngữ. Vậy 2/3 trong số hàng trăm ứng viên được hỏi này không lẽ không có điểm yếu nào (ngoài vấn đề tiếng Anh) hay họ chính không nhận ra điểm yếu của mình hay chính họ ngại nói ra điểm yếu của mình trước nhà tuyển dụng? Biết được điểm yếu của mình, nếu nó không thể khắc phục, hãy chấp nhận nó như việc chấp nhận bạn có một màu mắt nâu thay vì đen truyền thống của người Châu Á, hoặc nếu có thể khắc phục được, hãy biến nó thành điểm mạnh.

Làm sao để biết được yếu điểm của mình?

Khi tôi làm một seminar ở công ty cũ và ở trong một nhóm hoạt động cộng đồng cách đây vài năm về đề tài Inter-personal Communication Skills (tạm dịch là nâng cao kỹ năng giao tiếp nội tại), tôi có đưa ra một câu hỏi: “Điểm yếu của các bạn là gì? Các bạn có thể ghi lại vào tờ giấy trên bàn và gấp lại, sau 10′ nữa tôi sẽ thu lại. Không cần ghi tên nhé.” và tôi để ý tới một anh đồng nghiệp mà tôi đã từng hỏi ngay trong buổi phỏng vấn trước khi vào công ty. Sau đó tôi thu nhận lại các ý kiến từ các bạn, và thật sự ngạc nhiên khi biết được những điểm yếu liệt kê trong tờ giấy của anh chàng mà tôi đã phỏng vấn trước đây liệt kê tới được 4 điểm yếu trong khi trước đó, anh này không biết điểm yếu của mình.

Để trả lời câu hỏi làm sao biết được điểm yếu của mình thật sự không phải là chuyện dễ dàng cho bất kỳ một ai. Tất nhiên, cũng đã có những bài báo, sách hướng dẫn, xác định những điểm mạnh và yếu theo những phương pháp khác nhau. Và để biết được điểm yếu của bản thân, bạn phải đọc hàng tấn sách và phải bỏ ra thời gian để xác định được quy trình và xác định được điểm yếu của mình.

Một trong những phương pháp mà tôi đã sử dụng để khơi gợi ra những “điểm yếu” tiềm năng của các bạn khác chính là brainstorm theo nhóm, khi nhóm càng đông người thì bạn càng dễ dàng xác định được điểm yếu của mình chính xác hơn.

Vậy còn nếu bạn không có cơ hội tham gia những Workshop kiểu như vậy thì sao? Cách tốt nhất là bạn hãy hỏi những người mà bạn tin tưởng để nhận xét những điểm yếu của bạn, và ghi nhớ lại trên những tờ giấy mà bạn có thể sử dụng sau này. Còn một cách nữa là hãy đọc đến cuối bài này, và sẽ có sẵn một loạt các điểm yếu của một người thường có (và tôi cũng không hi vọng rằng bạn đánh dấu có vào tất cả :D)

Biến thành điểm mạnh nếu có thể

Ông bà ta thường bảo biết người biết ta, trăm trận trăm thắng. Cái quan trọng là bạn phải “biết ta” trước, và sau khi biết được những điểm yếu “của ta”, bạn phải biết cách khắc phục nó hoặc biến nó thành điểm mạnh, chứ nếu chỉ biết và…để đó thì cũng không có tác dụng gì.

Có một bạn trong buổi seminar mà tôi nói ở trên đã đứng lên nói rằng, điểm yếu của mình là “không thể nói trước công chúng, hay cụ thể hơn là không thể đứng làm bài trình bày (presentation) trước lớp, trước đám đông hay chỉ là trước nhóm làm việc trong công ty. Làm sao có thể biến nó thành điểm mạnh?“, một bạn khác cũng trong buổi workshop hỏi “Tính em rất tỉ mỉ và đi vào quá chi tiết, điều đó nhiều khi khiến em bị chậm trễ trong công việc được giao“. Bạn này thường làm 1 task nhiều hơn thời gian ước tính, vì bạn ấy cẩn thận kiểm tra đến từng chi tiết nhỏ xem đã hoàn thiện hay chưa, và cố gắng để khi đưa qua bên bộ phận tester thì gần như không có lỗi, vì vậy mà các task còn lại thường để bị trễ.

Con người ai cũng có những điểm yếu và điểm mạnh
Con người ai cũng có những điểm yếu và điểm mạnh

Vì gọi là điểm yếu, vì vậy nó phải có một mặt tiêu cực nào đó, đối với bản thân, công việc hay những người xung quanh. Tuy nhiên, không phải điểm yếu nào cũng thực sự là điểm yếu. Có những điểm yếu mà nếu bạn biết điều chỉnh thì nó lại là điểm mạnh. Ví dụ người bạn ở trên khi bảo là vì quá tỉ mỉ và chi tiết nên nhiều khi khiến công việc bị chậm trễ. Với điểm yếu này, rõ ràng, công việc của bạn ấy có thể bị kéo dài và dẫn đến trễ hạn, điều đó không tốt cho công ty và khách hàng, bù lại, sự tỉ mỉ và chi tiết của bạn ấy đã giúp cho chất lượng của sản phẩm đưa ra sẽ tốt và xảy ra ít lỗi hơn. Và sau một vài hoạt động cũng như câu hỏi, bạn ấy đã điều chỉnh lại mức độ tỉ mỉ của mình để tăng tốc độ làm việc và đạt kết quả hơn. Và sau này gặp lại, bạn ấy đã thay đổi rất nhiều bằng phương pháp xác định điểm yếu của mình (và của người khác), sau rồi tự thay đổi mà bạn ấy đã được tham khảo trong buổi seminar đó. Chỉ tiếc một điều là ngoài lần gặp ở buổi seminar và lần bạn gởi chat message trên Yahoo để cảm ơn, tôi không còn liên lạc với bạn ấy  sau nhiều năm.

Tất nhiên, để biến điểm yếu thành điểm mạnh không chỉ là cách thức thực hiện mà còn phụ thuộc vào thế giới quan của mỗi người và cách nhìn nhận điểm yếu như thế nào. Ví dụ, một điểm yếu thường hay gặp là quá nhút nhát khi đứng trước đám đông, nhưng nếu nhìn theo góc độ tích cực hơn, thì những người đó thường là những người lắng nghe một cách tích cực, vì đa số họ đều ngại nói và họ cảm thấy những người có khả năng nói trước đám đông là những người cần phải học hỏi, đôi khi khâm phục họ và thường họ là những người lắng nghe rất tốt.

Chấp nhận điểm yếu của bản thân để tiến tới

Nếu điểm yếu của bạn không thể biến thành điểm mạnh, chí ít là trong 1 lãnh vực nào đó, thì hãy chấp nhận nó như là 1 “phần tất yếu của cuộc sống”. Con người không hoàn hảo, và vì bạn là con người, nên bạn cũng sẽ không hoàn hảo. Khi biết điểm yếu của mình, cái vấn đề là bạn phải tìm cách bổ sung những điểm mạnh đó để hỗ trợ điểm yếu đó hoặc là để giảm bớt tác động của nó vào chính bạn.

Cách đây vài tuần, có một bạn hỏi tôi rằng một trong những điểm yếu của bạn ấy là việc giao tiếp và diễn đạt cực kỳ khó khăn, đặc biệt là chỗ đông người và bạn luôn cảm thấy tự tin về điều đó. Điều đó làm bạn ấy không dám tiếp cận với bất kỳ ai, rất ngại để làm những việc gì và từ từ trở nên thụ động trong cuộc sống hơn. Tôi có nói bạn ấy là nên bắt đầu khắc phục nó bằng những điểm mạnh của chính mình. Sau khi liệt kê các điểm mạnh của mình, tôi bắt đầu tìm những điểm mạnh mà có thể giúp bạn ấy tiếp cận những người khác và cảm thấy tự tin hơn, ví dụ ngoại ngữ chẳng hạn, và khuyên bạn ấy nên đi tham gia các Câu lạc bộ ngoại ngữ, lãnh vực mà bạn ấy cảm thấy tự tin nhất, sau đó từ từ sẽ giao tiếp tốt hơn trong nhóm và cuối cùng sẽ quen dần với việc giao tiếp.

Vấn đề quan trọng ở đây là cách nhìn nhận điểm yếu của mình theo hướng tích cực hay tiêu cực. Có nhiều bạn luôn có suy nghĩ rất tiêu cực trong cuộc sống và suy nghĩ luôn tiêu cực về chính những điểm yếu của mình. Điều đó khiến cho điểm yếu ngày càng trở nên trầm trọng hơn và như một tế bào ung thư, nó ảnh hưởng đến những điểm mạnh và làm mất dần những điểm mạnh. Chính vì vậy, quan điểm tích cực với bản thân cũng là những điều cực kỳ quan trong trong việc chấp nhận và phát triển nó.

Một số điểm yếu thông dụng

Dưới đây là một số điểm yếu mà tôi thường được nghe nhận xét khi hỏi về điểm yếu bản thân. Tất nhiên, nếu được hãy giúp tôi thêm vào danh sách này nhé.

– Yếu ở ngoại ngữ (nghe/nói/đọc/viết)

– Thiếu tự tin/Tự ti

– Giao tiếp không được tốt

– Nóng tính

– Tỉ mỉ trong công việc

– Chưa xác định được thứ tự ưu tiên công việc

– Kỹ năng trình bày yếu.

– Không nói trước đám đông được.

– Thụ động

– Ko tốt lắm trong nghiên cứu hoặc tiếp cận công nghệ mới

– Khó hòa nhập vào môi trường.

– Không thể làm over-time

– Thiếu kiên nhẫn

– Dễ tin người

– Sống/Hành động/Ra quyết định thiên về cảm tính

– Ít mối quan hệ xã hội

– Ít nói

– Ít cập nhật công nghệ

– Dễ chán công việc

– Nhút nhát/nhát gan

– Dễ đi lan man trong công việc

– Dễ xúc động/Dễ bị kích động

– Không kiên quyết/Chính kiến không rõ ràng

– Tò mò

– Tham công tiếc việc

– Nói nhiều/Hay tám chuyện với đồng nghiệp

– Sĩ diện/Đánh giá dựa trên bề ngoài

– Quá thẳng tính

….

Bạn hãy xem còn điểm yếu nào cần bổ sung không? Và bạn có bao nhiêu trong những danh sách trên?